Módulo de Ventas

 

En este menú podra realizar todas las funciones relacionadas con la venta de sus productos o servicios. Las opciones del menú son:

 

 

Catálogo de Clientes

 

Esta opción permite registrar los datos de nuevos clientes, modificar existentes y borrar clientes . Para accesarla seleccione la opción Clientes del menú de Ventas, aparecerá la siguiente ventana:

 

Para dar de alta nuevos clientes

  1. En el campo de Cliente escriba el número del nuevo cliente
  2. Llene los datos que se piden
  3. Haga clic en GRABAR

Para modificar los datos de un cliente

  1. En el campo de Cliente escriba el número del cliente a modificar
  2. Modifique los datos necesarios
  3. Haga clic en GRABAR

Para borrar un cliente

  1. En el campo de Cliente escriba el número del cliente a borrar
  2. Haga clic en BORRAR

Para buscar un cliente

  1. Haga clic en el botón que aparece al lado derecho del número de cliente
  2. Aparece la ventana de búsqueda de clientes
  3. Escriba una parte del nombre del cliente que está buscando
  4. Aparecerá una lista con los clientes que incluyen las letras buscadas
  5. Seleccione el cliente deseado, ya sea con [Enter] o con doble clic

En este ejemplo, se realiza la búsqueda de todos los clientes GOMEZ

 

Los datos que se piden en el catálogo de clientes son:

Número de Cliente Número de identificación del cliente
Nombre Nombre o razon social del cliente
Dirección Dirección fiscal del cliente. Separada en calle, número, colonia, ciudad, estado y código postal
Teléfono y fax Teléfono y fax del cliente
RFC Registro federal de causantes del cliente
Clasificación Clasificación Espacio disponible (5 letras) que usted puede utilizar para clasificar a sus clientes de acuerdo a la forma en que desee.
Atención de ventas Nombre de la persona con la cual hay que dirigirse cuando se realizan las ventas con ese cliente
Atención de cobranza Nombre de la persona con la cual hay que dirigirse para cobrar las facturas. En caso que el cliente tenga crédito disponible
Email Dirección de correo electrónico de los contactos de venta y cobranza
Días de crédito Días que se tomarán como base, para el vencimiento de las facturas que se hagan a crédito para el cliente
Porcentaje de descuento Porcentaje que automáticamente se asignará al cliente en sus ventas
Límite de crédito Saldo máximo al que puede llegar el cliente en sus facturas por pagar
Recepción de facturas Días que recibe el cliente las facturas. Información utilizada en el reporte de cobranza
Pago de facturas Días que el cliente realiza pagos. Información utilizada en el reporte de cobranza
Precio para el cliente Lista de precio a utilizar cuando se venda al cliente
Observaciones Campo libre para ser llenado de acuerdo a sus necesidades

 

Recuerde que para moverse entre las pestañas puede usar el móuse haciendo clic en el título de cada pestaña o usar las teclas PgUp o PgDn.

 

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Reporte de clientes

 

Esta opcion sirve para imprimir diferentes reportes de clientes. La ventana que se presenta en cada opcion es muy similar a la siguiente:

 

Para imprimir un reporte de clientes

  1. Seleccione el reporte que desea imprimir
  2. Escriba el número de cliente inicial y final que desea incluir en el reporte
  3. Escriba la clasificación que desea incluir en el reporte. Si deja en blanco este espacio se incluirán todas las clasificaciones.
  4. Seleccione el orden en que desea que aparezcan los clientes
  5. Haga clic en IMPRIMIR

El botón de Hoja sirve para mandar la información a una consulta en forma hoja tabular, en donde se pueden agregar nuevos datos y mandar a Excel, como se explica en la sección Definición de Consultas.

 

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Catálogo de Vendedores

 

Esta opción sirve para registrar los vendedores de su empresa. Para accesarla seleccione la opción Vendedores del menú de Ventas, aparecerá la siguiente ventana:

 

Para dar de alta nuevos vendedores

  1. En el campo de clave escriba la clave del nuevo vendedor
  2. Llene los datos que se piden
  3. Haga clic en GRABAR

Para modificar los datos de un vendedor

  1. En el campo de clave escriba la clave del nuevo vendedor
  2. Modifique los datos necesarios
  3. Haga clic en GRABAR

Para borrar un vendedor

  1. En el campo de clave escriba la clave del vendedor a borrar
  2. Haga clic en BORRAR

Para buscar un vendedor

  1. Haga clic en el botón que aparece al lado derecho de la clave de vendedor
  2. Aparecerá una lista con los vendedores registrados
  3. Seleccione el vendedor deseado dando doble clic o [Enter]

Los datos que se piden en el catálogo de vendedores son:

Clave de vendedor Clave con la cual se identifica a cada vendedor
Nombre Nombre del vendedor
Porcentaje de comisión Porcentaje de comisión asignado al vendedor

 

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Registro de ventas

 

Esta opción sirve para registrar los distintintos documentos que intervienen en el proceso de venta. Como pueden ser: cotización, pedidos, remisión, facturas y notas de venta. Para accesarla seleccione la opción Registro de ventas del menú de Ventas, aparecerá la siguiente ventana:

 

Para registrar una factura de contado

  1. Escriba la clave de vendedor a quien se le asigna la venta
  2. Seleccione con la barra espaciadora si la factura será en dolares o en pesos
  3. Seleccione con la barra espaciadora el tipo de documento, en este caso será una factura
  4. Seleccione con la barra espaciadora la forma de pago. Contado o Crédito
  5. Escriba el número de cliente a quien se realiza la venta. Si no lo recuerda puede buscarlo con F2
  6. Escriba el folio de la factura
  7. Escriba la fecha de la factura
  8. Escriba el tipo de cambio a considerar para convertir precios en dólares
  9. Escriba el porcentaje de descuento a proporcionar al cliente
  10. Escriba el número de la orden de compra o requisición
  11. Para cada artíiculo de la factura
    1. Escriba la clave del artículo, si no la recuerda presione F2
    2. Escriba la cantidad a vender
    3. Si el artículo tiene diferentes unidades de venta, seleccione mediante la barra espaciadora la unidad deseada.
    4. Escriba el porcentaje de descuento a otorgar en ese artículo
    5. Escriba el precio de venta del artículo sin incluir impuestos
  12. Una vez terminada la factura presione F8

Algunas de las opciones relacionadas con esta ventana y que se definen para cada tipo de usuario en el Catálogo de niveles son:

 

 

Al momento de estar capturando artículos se tienen las siguientes opciones con las teclas de función:

 

Para escribir observaciones

Escriba directamente la observacion en la columna de descripción. Si necesita capturar una observación en un renglón en donde haya capturado un artículo, presione F5.

Para facturar una cotización

 

 

 

 

Para copiar los artículos de una factura a otra 

 

 

 

Para facturar una remisión

 

Los artículos contenidos en la remisión seleccionada aparecerán en la nueva factura.

IMPORTANTE: Cuando se factura una remisión no se procesa la salida del inventario de los artículos ya que esta se procesó en la remisión.

¿ Cual es la diferencia entre enlazar y cargar un documento?

Cuando se enlaza un documento se actualizan los artículos pendientes del documento anterior. Esto significa que cuando se factura un pedido por medio de Enlazar documentos, el sistema “sabe” cuales son las cantidades pendientes por surtir en el pedido, en caso de que no haya existencias suficientes.

En cambio cuando se utiliza Cargar no se actualiza el documento anterior. Lo único que hace el sistema es una copia del documento seleccionado en el nuevo documento.

 

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Devoluciones

 

Esta opción permite registrar devoluciones de venta. Para accesarla seleccione la opción de Devoluciones del menú de Ventas, aparecerá la siguiente ventana:

 

Para registrar devoluciones

  1. Seleccione con barra espaciadora si se trata de una devolución de una factura o de una nota de venta.
  2. Escriba el folio del documento a devolver
  3. Aparecerán los datos del documento
  4. En la columna Devolver escriba la cantidad de artículos a devolver
  5. Haga clic en Procesar
  6. Aparecerá la ventana de confirmación
  7. Si lo desea puede imprimir la devolución

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Consulta general de ventas

 

Esta opción permite consultar en forma general los documentos de ventas. Para accesarla seleccione la opción de Consultas Generales del menú de Ventas aparecerá la siguiente ventana:

 

Para consultar documentos

  1. Seleccione con la barra espaciadora el tipo de documento a consultar
  2. Seleccione con la barra espaciadora si desea consultar los documentos en pesos, en dólares o ambos
  3. Si lo desea y con la finalidad de restringir mejor la consulta escriba el folio inicial y final, la fecha inicial y final, la clave del cliente, la clave del vendedor de los documentos a consultar.
  4. Haga clic en Consultar
  5. En la parte de abajo aparecerán los documentos seleccionados
  6. Puede dar doble clic en el folio para consultar el documento
  7. También puede moverse con las flechas de movimiento sobre los documentos y al dar [ENTER] consultar el documento

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Consulta individual de ventas

 

Esta opción permite consultar en forma directa un documento de venta. Para accesarla seleccione la opción de Consulta Individual del menú de Ventas aparecerá la siguiente ventana:

 

 

Para consultar un documento de venta

  1. Seleccione con la barra espaciadora el tipo de documento a consultar
  2. Escriba el folio del documento
  3. Haga clic en Consultar
  4. Aparecerá el documento deseado

Al momento de consultar un documento usted podrá:

 

 

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Tipos de cambio

 

Esta opción permite actualizar los tipos de cambio que se utilizan para convertir entre pesos y dólares. Para accesarla seleccione la opción de Tipo de Cambio del menú de Ventas aparecerá la siguiente ventana:

 

 

El tipo de cambio de venta se usa para convertir los precios de los artículos al momento de vender

 

El tipo de cambio de compra se usa para convertir los dolares en pesos al momento de registrar pagos en las ventanas de:

 

 

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Actualizar folios de documentos

 

Esta opción permite actualizar los folios a usar en los documentos de venta. Para accesarla seleccione la opción de Folios del menú de Ventas, aparecerá la siguiente ventana:

 

 

Modifique los folios de acuerdo a sus necesidades y haga clic en Actualizar

 

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